Некоторым компаниям приходится обрабатывать крупные входящие и исходящие потоки документации, корреспонденции, писем в бумажном виде. Это число отраслей крайне ограничено. Мы можем назвать, адвокатов, нотариусов, коллекторские агентства, это компании которые имеют большой бумажный документооборот. Специально для этого выделяются отдельные сотрудники, занимающиеся только пересылками. Но это подходит не всем, поскольку «раздувание» штата, не связанное с основной деятельностью, приносит дополнительные проблемы. «1-МИГ» предлагает альтернативу – организацию почтовой комнаты внутри предприятия и передачу ее функций на аутсорс.
Организация работы почтовых комнат
Почтовая комната – отдельное помещение в офисе компании, предназначенное для поддержания документооборота внутри офиса или при взаимодействии с внешними партнерами. Цели и задачи такого сервиса:
- контроль входящих и исходящих пересылок;
- формирование и реализация рассылок;
- снижение затрат на почтовые услуги за счет внутренней оптимизации;
- мониторинг статусов отправлений;
- консолидация посылок;
- поддержание документооборота между сотрудниками офиса;
- формирование запросов на закупку расходных материалов (бумага, конверты, папки и т. д.);
- индивидуальная доставка входящих документов.
Работу отдела можно поделить на три большие части: приемка, обработка и отправка. На этапе приемки работник комнаты забирает информационные конверты, после чего приступает к обработке. Необходимо зафиксировать тип отправления (внутренняя корреспонденция, внешний документ, письмо для дальнейшей доставки и т. д.), внести информацию в базу данных, обеспечить временное хранение. Далее осуществляется пересылка по месту назначения.
Организация почтовой комнаты выгодна в первую очередь крупным компаниям, которым уже неудобно взаимодействовать со сторонним логистическим оператором, например, в лице Почты России. Любой сотрудник может прийти во внутренний отдел и передать отправление, запросить статус пересылки, получить письмо непосредственно на рабочем месте. Эффективность документооборота повышается, а стоимость перемещения каждого отдельного пакета, наоборот, снижается.
Почтовые комнаты с сервисом «1-МИГ»
Компания «Один миг» поможет упростить работу почтовой комнаты до максимума. Вам не придется нанимать новых сотрудников – их роль выполнят наши курьеры. Менеджеры подберут оптимальный вариант сотрудничества, организуют систему учета документации, разработают удобный график. Отличительные качества курьерской службы «1-МИГ»:
- работа без выходных и праздников;
- отслеживание статусов через личный online-кабинет;
- полная материальная ответственность перевозчика;
- быстрый старт – уже на следующий день после подписания договора;
- гарантия соблюдения конфиденциальности;
- точное следование графику работы почтовой комнаты;
- оснащение курьеров за наш счет (автомобили, униформа, средства связи и т. д.).
Узнать подробнее о почтовых комнатах и других услугах логистического оператора вы можете по телефону +7(499) 213-34-25. Либо закажите обратный звонок на сайте. Здесь же реализован калькулятор для быстрого расчета предварительной стоимости.
- Доставка и отправка писем курьером по Москве и области в сервисе 1-МИГ.
- Доставка и отправка посылок по Москве и области в сервисе 1-МИГ.
Сервис доставки писем и посылок Москва
Полный цикл услуг от компании 1-МИГ.